توضیحات

روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

اگر به دنبال یک روشی هستید که در سازمان و یا شرکت­تان سوابق تولید شده را شناسایی و آن ها را تحت کد­ گذاری ‌های مشخص ، تدوین ، تایید ، تصویب، توزیع و بایگانی کند ، می­توانید از روش اجرایی ­کنترل مدارک و سوابق استفاده کنید. در روش کنترل مدارک و سوابق ، نحوه به روز رسانی و جمع آوری مستندات منسوخ ، تعیین می­ گردد. سوابق ، معرف شواهدی مبنی بر اجرای سیستم کیفیت می باشد و همچنین قابلیت ردیابی فرآیند و تکرار عملیات را در صورت نیاز ممکن می سازد.

روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق به شکل خلاصه

هدف :

هدف از تدوین روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق ارائه چگونگی تهیه ، تصویب ، توزیع ، کنترل و به روز سازی کلیه مدارک و مستندات رایج در سیستم مدیریت کیفیت و همچنین شناسایی ،گرد آوری ، طبقه بندی ، نگهداری و حفظ سوابق مربوط به سیستم مدیریت کیفیت و کنترل سوابق منسوخ ، نامنسوخ و یا نامعتبراین سازمان می باشد.

دامنه کاربرد :

دامنه کاربرد این روش کلیه مستندات موثر بر سیستم مدیریت کیفیت شرکت …. را در بر میگیرد .

مسئولیتها و اختیارات :

–  مسئولیت کد گذاری مدارک سیستم مدیریت کیفیت برعهده مسئول تضمین کیفیت می باشد.

–  مسئولیت کنترل مدارک و داده ها بر عهده مسئول تضمین کیفیت می باشد.

–  مسئولیت شناسایی مدارک با منشا برون سازمانی و تحت کنترل قرار دادن آن بر عهده مسئول تضمین کیفیت می باشد.

–  مسئولیت نگهداری سوابق کیفیت هر واحد برعهده مسئول هر واحد می باشد.

–  مسئولیت تکمیل فرم کنترل سوابق برعهده مدیر کمیته راهبری با همکاری مدیر/ مسئول واحد مربوط می باشد.

–  مسئولیت نظارت بر اجرای روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق بر عهده مسئول تضمین کیفیت می باشد.

تعاریف :

۴-۱( تاریخ تهیه :

 به تاریخ صدور اولین ویرایش از هر مدرک اطلاق می‌گردد.

۴-۲( شماره نسخه :

 شماره‌ای است که در لیست توزیع نسخ نمایانگر این موضوع می‌باشد که چندمین نسخه از هر مدرک در هر واحد موجود است.

۴-۳(تاریخ آخرین ویرایش :

 تاریخ آخرین بازنگری انجام پذیرفته روی هر مدرک را نشان می‌دهد.

۴-۴( تهیه کننده :

  منظور از تهیه کننده هر مدرک ، مسئول اجرای آن مدرک می‌باشد که به کمک سایر واحدهای مجری آن مدرک و در صورت لزوم اقدام به تهیه آن مدرک می‌نماید.

۴-۵ (تأیید کننده :

منظور از تأیید کننده هر مدرک طبق جدول تصویب مستندات می باشد که پس از تهیه هر مدرک اقدام به تأیید آن می‌نماید.

۴-۶) تصویب کننده :

منظور از تصویب کننده هر مدرک طبق جدول تصویب مستندات در سازمان می‌باشد که پس از تأیید هر مدرک اقدام به تصویب آن می‌نماید.

۷-۴) روش اجرایی :

طریقه مشخص شده برای اجرای یک فعالیت را روش اجرایی می گویند . روشهای اجرایی بصورت مدون هستند.

مراجع

– استاندارد ISO 9000 سیستم های مدیریت کیفیت_مبانی و واژگان

– استاندارد ISO 9001 سیستم های مدیریت کیفیت_الزامات

مستندات مرتبط:

روش اجرایی اقدام اصلاحی                            …-P03

 شرح :…

برای دریافت کامل این مجموعه لطفا محصول را خریداری نمایید.